Créer une signature Outlook

Remplissez vos coordonnées, copiez la signature et suivez l'installation pour votre Outlook.

Prénom et nomPosteEntrepriseMobile

Julien Lefèvre

Responsable commercial · Lefèvre Équipements

julien.lefevre@exemple.fr | www.exemple.fr

Créer une signature Outlook en copiant-collant

Pour créer une signature Outlook, remplissez vos coordonnées dans le générateur ci-dessus, choisissez une mise en page, cliquez sur « Copier la signature », puis collez-la dans Outlook : dans le nouvel Outlook et sur le web, par Paramètres, Comptes, Signatures ; dans Outlook classique, par Fichier, Options, Courrier, Signatures. Le code produit n'utilise que des tableaux et des styles en ligne, sans balises VML ni image incorporée, ce qui évite le logo transformé en pièce jointe signalé par Microsoft. Pour Outlook classique, le bouton « Télécharger le fichier .htm » donne en plus une page autonome, à déposer dans le dossier Signatures pour installer la même signature sur trois ou dix postes. Exemple : un commercial avec fixe, mobile, e-mail et site obtient une signature de quatre lignes en moins d'une minute. La limite : la signature ne se synchronise pas entre Outlook classique, Outlook sur le web et l'application mobile, qu'il faut régler chacun à part.

Installer la signature dans chaque version d'Outlook

Outlook existe en cinq variantes qui ne rangent pas la signature au même endroit. Repérez la vôtre, collez la signature copiée ci-dessus, puis choisissez quand elle s'ajoute : aux nouveaux messages, aux réponses et transferts, ou aux deux.

Nouvel Outlook pour Windows

Cliquez sur la roue dentée Paramètres, puis sur Comptes et Signatures (« Signatures de comptes » dans certaines versions).
Si plusieurs comptes sont ajoutés, choisissez celui qui recevra la signature.
Sélectionnez « Ajoutez une signature », donnez-lui un nom distinct et collez-la dans la zone d'édition.
Cochez les cases du bas pour l'appliquer aux nouveaux messages, aux réponses et transferts, puis Enregistrer.

Outlook sur le web et Outlook.com

Même chemin dans le navigateur : Paramètres en haut de la page, Comptes, Signatures, « Ajoutez une signature ». Microsoft précise que si vous utilisez à la fois Outlook sur votre PC et Outlook sur le web, il faut créer la signature dans les deux.

Outlook classique pour Windows

Ouvrez Fichier, Options, Courrier, puis le bouton Signatures (ou, dans un nouveau message, onglet Message, Signature, Signatures).
Dans « Compte de messagerie », choisissez le compte : chaque compte peut avoir sa propre signature.
Cliquez sur Nouveau, nommez la signature et collez-la dans le cadre « Modifier la signature ».
Sous « Choisir une signature par défaut », sélectionnez-la dans Nouveaux messages et, si vous le voulez, dans Réponses/transferts, puis OK.

Outlook pour Mac

Menu Outlook, Paramètres, puis Signatures sous Courrier.
Cliquez sur le bouton Ajouter (+), nommez la signature et collez-la dans l'Éditeur de signature.
Sous « Définir la signature par défaut », choisissez le compte, puis réglez « Pour les nouveaux messages » et « Pour les réponses ou les transferts ». Recommencez pour chaque compte.

Microsoft indique que la prise en charge de l'ancien Outlook pour Mac prend fin en octobre 2026 : si vos menus ne correspondent pas, mettez Outlook à jour.

Outlook pour iPhone, iPad et Android

L'application a sa propre signature, sans lien avec celle du PC : par défaut, elle ajoute « Obtenir Outlook pour iOS » ou « Obtenir Outlook pour Android » à vos messages. Remplacez-la dans les Paramètres de l'application, rubrique Signature. L'éditeur y est pensé pour du texte : tapez une version courte, nom, poste et téléphone, celle que donne la mise en page Compacte.

Outlook classique : ajouter la signature par le fichier .htm

Le bouton « Télécharger le fichier .htm » enregistre la signature sous forme de page HTML autonome, en UTF-8, avec le même code que la copie. C'est utile quand le copier-coller perd la mise en forme, ou pour installer la même signature sur plusieurs postes. Outlook classique range les signatures « sur cet appareil » dans un dossier local de votre profil Windows, que l'on ouvre en tapant %APPDATA%\Microsoft\Signatures dans la barre d'adresse de l'Explorateur de fichiers.

Fermez Outlook classique.
Copiez le fichier .htm téléchargé dans ce dossier ; son nom devient celui de la signature.
Rouvrez Outlook, puis la fenêtre Signatures : la signature apparaît dans la liste.
Choisissez-la comme signature par défaut, comme ci-dessus.

Cette méthode n'est pas décrite dans l'article de Microsoft, qui recommande de coller la signature dans l'éditeur ; elle ne vaut que pour Outlook classique. Si le dossier n'existe pas, créez d'abord une signature quelconque dans Outlook : il sera créé.

Synchronisation, images bloquées et réponses

Les images bloquées. Outlook classique est réglé par défaut pour ne pas télécharger automatiquement les images venues d'internet : votre logo s'affiche chez un nouveau correspondant seulement quand il clique sur « Télécharger les images » ou vous ajoute à ses expéditeurs approuvés. C'est pourquoi le générateur écrit nom, téléphone et e-mail en vrai texte : la signature reste complète même sans le logo.

Une signature plus courte pour les réponses. Créez la signature complète, puis une seconde en mise en page Compacte, et associez-la aux réponses : un fil de discussion reste lisible au lieu d'empiler dix fois votre bloc complet. Pour Gmail, la marche à suivre est sur la page signature Gmail ; pour Apple Mail, sur la page signature mail.

Questions fréquentes

J'ai créé ma signature dans Outlook classique, mais elle n'est pas dans le message ouvert, pourquoi ?

C'est le fonctionnement prévu : Microsoft précise qu'Outlook classique n'ajoute pas une nouvelle signature au message déjà ouvert. Insérez-la à la main pour ce message, avec le bouton Signature de l'onglet Message. Les messages suivants la recevront automatiquement si vous l'avez choisie dans « Nouveaux messages » et « Réponses/transferts ».

Je n'ai pas de menu Fichier dans mon Outlook, quelle marche à suivre prendre ?

Sans menu Fichier, vous êtes sur le nouvel Outlook pour Windows ou sur Outlook dans le navigateur : la signature se règle par la roue dentée Paramètres, puis Comptes et Signatures. Le chemin Fichier, Options, Courrier, Signatures appartient à Outlook classique, la version de bureau fournie avec Microsoft 365, Outlook 2021 ou 2024. Sur Mac, passez par le menu Outlook, puis Paramètres.

Ma signature Outlook n'apparaît pas sur mon iPhone, faut-il la recréer ?

Oui. L'application Outlook pour iOS et Android a sa propre signature, réglée dans ses Paramètres, rubrique Signature ; par défaut, elle affiche « Obtenir Outlook pour iOS » ou « pour Android ». Remplacez ce texte par une version courte : nom, poste et numéro de téléphone. La mise en page Compacte du générateur donne exactement ces lignes, à recopier.

Mon logo arrive en pièce jointe chez certains correspondants, comment l'éviter ?

Microsoft signale que les balises VML dans une signature peuvent faire apparaître des éléments en pièces jointes au lieu d'images incluses. Le code de ce générateur n'en contient pas : le logo est appelé par son adresse https. Si le problème persiste, vérifiez que l'adresse de l'image est publique et qu'elle ne pointe pas vers un fichier de votre ordinateur.

Je change d'ordinateur, ma signature Outlook classique va-t-elle suivre ?

Pas forcément. Microsoft indique que les signatures « sur cet appareil » sont stockées localement et peuvent manquer sur un autre poste ; seules celles gérées par le compte Microsoft suivent, quand c'est disponible. Gardez le fichier .htm téléchargé ici : copié dans le dossier Signatures du nouvel ordinateur, il réinstalle la même signature en deux minutes, sans rien retaper.

Le fichier .htm s'ouvre dans mon navigateur au lieu d'Outlook, est-ce normal ?

Oui : c'est une page web, et un double-clic l'ouvre dans le navigateur. Il ne faut pas l'ouvrir, mais le copier dans le dossier %APPDATA%\Microsoft\Signatures, Outlook classique fermé. Au redémarrage, la signature apparaît dans la fenêtre Signatures sous le nom du fichier. Le nouvel Outlook et Outlook sur le web ne lisent pas ce dossier : collez-y la signature copiée.

Sources

Support Microsoft, Comment ajouter et modifier une signature électronique dans Outlook, page lue le 27 octobre 2026.
Support Microsoft, Créer, insérer ou modifier une signature dans Outlook pour Mac, page lue le 27 octobre 2026.
Support Microsoft, Utiliser un lecteur d'écran pour ajouter une signature dans Outlook (sections iOS et Android), page lue le 27 octobre 2026.
Support Microsoft, Bloquer ou débloquer le téléchargement automatique d'images dans les messages e-mail Outlook classiques, page lue le 27 octobre 2026.